Documente interne
Cuprinde:
Registru secretariat – cuprinde in mod tabelat, intrarile si iesirile de documente din firma.
In partea de jos a ferestrei se regasesc butoanele registru nou, modifica si sterge, care permit introducerea unui noi inregistrari sau modificarea celor existente.
Click pe registru nou – va deschide o mica fereastra in care trebuie completate campurile corespunzatoare documentului:
Dupa salvare, documentul respectiv va putea fi vizualizat in registru. Tabelul va contine toate informatiile introduse, precum si cele legate de data si ora operarii, iar daca s-au operat modificari asupra acelei intrari, numele operatorului, data si ora modificarii.
Tabelul ajuta la identificarea rapida a unor documente (dupa data, dupa tipul documentului, partenerul samd).
Contracte prestari servicii – fereastra face referire la contractele care vin de la furnizori.
Fereastra cuprinde in partea de sus datele esentiale pentru contract:
In dreapta jos exista si bifa pentru perioada nedeterminata, care se refera la durata contractului. Aplicarea ei va bloca automat campul rezervat adaugarii datei de incetare a contractului.
Utilizarea butonului “adauga” va permite “incarcarea” de la o locatie specificata din calculator a contractului dorit. In partea de jos a ferestrei se va completa tabelul continand extensia, numele fisierului si tipul documentului.
Se salveaza – contractul va putea fi vizualizat in dosar contracte prestari servicii.
Dosar contracte prestari servicii
Fereastra prezinta in partea de sus posibilitatea de filtru, optiunile de filtrare (dupa partener, nr contract, tip facturare, persoana de contact), precum si optiunea de a vedea si contractele de prestari servicii care nu mai sunt valabile (setarea default afiseaza doar contractele valabile).
Tabelat, se vor afisa toate informatiile introduse in fereastra contracte prestari servicii. Prin click dreapta se poate vizualiza contractul (daca a fost atasat un astfel de document).
Partea de jos a ferestrei cuprinde butoanele: contract nou si modifica– se deschide din nou pagina contracte, unde se adauga sau modifica in modul dorit, sterge – va elimina inregistrarea, tipareste lista si export in excel – pentru vizualizare, respectiv pentru diverse prelucrari externe Smartis.
Adauga receptii prestari servicii
In aceasta fereastra vor fi inregistrate facturile primite de la furnizorii care au efectuat diverse servicii. Se vor introduce: doc. cu nr., data, termenul de plata, scadenta, nota contabila, contul furnizor (click pe cele 3 puncte se deschide planul de conturi din care se alege contul dorit), furnizorul (click pe cele 3 puncte – se deschide dosarul de parteneri) - se poate scrie si manual.
Se inregistreaza din butonul Adauga din contracte, sau din butonul Adauga din nomenclator, care vor determina aparitia unor pozitii in tabel.
Daca se opteaza pentru adaugare din contracte, in coloana denumire serviciu se va putea face selectia din dosar contracte (se face trimitere la dosar contracte), respectiv pentru adaugare din nomenclator se va face selectia din nomenclatorul de prestari servicii. In continuare in tabel se vor completa campurile: cont consum (de obicei este vorba de o cheltuiala, pe clasa 6), UM, cantitate, pret unitar, valoare fara TVA, valoare TVA, valoare cu TVA, contul de gestiune (repartizarea cheltuielii pe centre de cost), clasificarea (felul cheltuielii – ex: prestari servicii, cazare etc), centru de cost (departamentul unde are loc cheltuiala – ex: IT), cod bare comanda (ex: pentru o cazare care este realizata in scopul unei activitati care are asociata un cod de bare), articolul/produsul finit, nr. jurnal baza TVA, nr jurnal TVA, Observatii.
Butonul “sabloane contabile” face trimitere la “dosar contari” unde sunt toate conturile sursa-destinatie utilizate si propuse ca sablon.
Salveaza – automat, aceasta receptie va fi trimisa in dosar receptii prestari servicii, unde va putea fi vizualizata si eventual modificata.
Dosar receptii prestari servicii
Aceasta fereastra cuprinde toate receptiile de prestari servicii inregistrate pe anul in curs. Sunt explicate practic toate facturile emise de partenerii care au efectuat diverse servicii pentru firma.
Partea de sus cuprinde filtru cu optiunile de filtrare, centralizator pozitii si operatii contabile.
Tabelat se vor gasi urmatoarele informatii: nr. doc (numarul facturii), data, partenerul, bifa pentru decont, nr. nota (contabila), cont furnizor, data scadentei, nr zile scadenta, valoarea fara TVA, TVA, Val. cu TVA, observatii si Idcont.
Pentru fiecare din aceste facturi (document), in partea de jos a ferestrei, exista si tabelul cu detalii suplimentare, care va cuprinde: cod bare comanda, cont consum (din planul de conturi, de obicei clasa 6, conturile de cheltuieli), bifa pentru contract (daca factura corespunde unui contract), denumirea serviciului, um, cantitatea, pretul unitar, val. fara tva, TVA, val. cu TVA, observatii, detalierea gestiunii (cont de gestiune, clasificarea, centru de cost – a se vedea explicatia la bonurile de consum – link).
In tabel se poate selecta o pozitie si prin click dreapta, se opteaza pentru cloneaza factura, care va trimite in fereastra de adaugare servicii facturate de furnizori toata factura cu pozitiile aferente, pe care se pot opera modificari pentru o noua inregistrare. De asemenea, a doua optiune la click dreapta, genereaza note contabile aferent contabilitatii de gestiune, care va trimite nota contabila in contabilitatea de productie.
Butonul centralizator pozitii – va permite o vizualizare particularizata in functie de dorintele operatorului a prestarilor de servicii realizate de parteneri. Din fereastra deschisa se poate face de asemenea si exportarea in Excel. Cu click dreapta se pot aplica diverse informatii: aplica cont de gestiune, clasificarea, centru de cost, cod de bare comanda. (pentru pozitiile care nu au deja introduse aceste informatii, ajuta la rapiditate prin selectie multipla).
Butonul operatii contabile – deschide o mica fereastra de dialog, unde, pentru pozitia selectata se poate observa nota contabila cuprinzand debit, credit, valoare, observatii si jurnal.
Ordin de deplasare
Fereastra cuprinde urmatoarele informatii: numarul ordinului (generat automat), data ordinului, salariatul (se va alege din dosarul de personal), functia si compartimentul (vor fi preluate automat din dosarul de personal impreuna cu numele salariatului), locul deplasarii (orasul), datele (de la – pana la), ora plecarii si a sosirii, durata deplasarii, scopul deplasarii, suma incasata, total diurna, suma decontata in avans, total cheltuieli, suma restituita, suma de restituit.
Dosar ordine de deplasare
Foloseste la gestiunea interna a ordinelor de deplasare.
Fereastra cuprinde toate informatiile introduse in campurile ordinului de deplasare. Vor fi cuprinse, in forma tabelara, urmatoarele: bife pentru anulat, inchis, validat, numarul ordinului, data, numele si prenumele, functia, compartimentul, legitimarea (CNP),...., suma incasata, total diurna, suma decontata in avans, total cheltuieli, suma restituita, suma de restituit.
In partea de jos a ferestrei, se regasesc butoanele: ordin de deplasare nou – face trimitere la fereastra ordin de deplasare, modifica, sterge – pentru eventuale schimbari.
De asemenea, tot aici se regaseste si butonul “decontare documente” – prin click se deschide o fereastra noua, “justificare avans decont/ordin de deplasare”. Aici trebuie sa se regaseasca intrari de marfa si servicii facturate. Pozitia din dreapta se va “justifica” prin dublu-click, trecand in tabelul din stanga, unde se va competa chitanta, din data, cu numarul, contul furnizor, valoarea si furnizorul, precum si contul de avans si partenerul (din dosar parteneri, este de fapt angajatul care a fost in deplasare).
Tot in partea de jos a ferestrei, exista si posibilitatea de tiparire a ordinului de deplasare, sub forma de tipizat utilizat de persoana respectiva (pentru semnaturi, stampile etc).
Decont de cheltuieli
Cuprinde numarul (generat automat), data decontului, compartimentul, salariatul (din dosarul de personal), functia (completata automat impreuna cu numele salariatului), avans, cheltuit, diferenta.
Dosar deconturi de cheltuieli
Fereastra afiseaza toate deconturile introduse pentru anul in curs. Va cuprinde bifa pentru anulat, nr. decont, data, salariatul, functia, compartimentul, avansul, cheltuielile realizate si diferenta. Similar ca la dosar ordine de deplasare/decontare documente, si aici exista butonul pentru decontare documente, care ajuta la “inchiderea” cheltuielilor care au avut bifa pentru decont. (in fereastra servicii facturate de furnizori).
Registru auto
Fereastra cuprinde in mod tabelat, urmatoarele date: nr. auto, conducatorul auto, asiguratorul, data expirarii CASCO, data expirarii RCA, observatii (departamentul corespunzator masinii).
In partea de jos exista si posibilitatea adaugarii altor masini (evidenta noua), precum si butoanele modifica si sterge (pentru diverse operatiuni de schimbare a datelor, a asiguratorului etc). Tabelul poate fi exportat si in Excel. De asemenea se pot adauga si vizualiza diferite fisiere (ex: scanare politei de asigurare)
Decizii interne
Prima fereastra – adauga decizie noua, cuprinde nr. deciziei, data, data intrarii in vigoare, emitentul, subiectul, posibilitatea de atasare a unui document (document decizie), precum si butoanele adauga, sterge – pentru continut, dar si adauga, sterge – pentru responsabili.
Dosar decizii interne
Cuprinde toate deciziile introduse, cu posibilitatea de adaugare, modificare sau stergere, sau de exportare in Excel.
Centralizator decizii interne
Cuprinde deciziile grupate in functie de vizualizare dupa continut (afisate deciziile si corespunzator pentru fiecare decize, persoanele responsabile) si dupa responsabil (vor fi afisati toti angajatii si corespunzator pentru fiecare deciziile interne care ii afecteaza).
Documente ISO
Sectiunea reprezinta un sistem arborescent de gestiune si management a documentelor ce tin de partea de certificari ale firmei in care se pot atasa (in partea dreapta) actele corespunzatoare.
Nomenclatoare