Trezorerie
Modulul de Trezorerie gestionează evidența completă a facturilor de încasat și de plată, cu monitorizarea termenelor de scadență și generarea de alerte pentru facturile restante. Administrează ordinele de plată, chitanțele, cecurile, biletele la ordin și celelalte instrumente de plată sau încasare, corelându-le cu documentele contabile. Modulul oferă o imagine clară asupra lichidităților și a expunerilor față de clienți și furnizori, sprijinind o gestionare eficientă a numerarului.
Ce poți face
Secțiune intitulată „Ce poți face”- Facturi de încasat / de plată — module Clienți de încasat și Furnizori de plată, alimentate automat din Vânzări și Achiziții, cu scadențe, status și rapoarte de solduri/restanțe.
- Ordine de plată și de încasare — generate automat din facturile scadente, individual sau din dosarul de facturi, cu completare automată (beneficiar, IBAN, sumă, referință).
- Avansuri pe factură — evidența avansurilor plătite și primite, legate de factură, ca să știi ce facturi sunt plătite/încasate în avans, nu doar soldul din fișa contului.
- Borderouri de plăți cu aprobare — constituite din ordinele de plată, cu aprobări prin platforma web.smartis.ro (mai mulți aprobatori), notificare pe email și statusuri actualizate automat.
- Casă și bancă — încasări/plăți în lei sau valută, chitanțe și extrase reconciliate cu facturile.
- Efecte și compensări — bilete la ordin, cambii, cecuri, girări; compensări pe partener; încasări pe bază de borderouri curieri.
- Garanții, linii de credit și leasing — valabilitate, condiții, grafice de rambursare și alerte de expirare.
- Registru de casă și de bancă — evidență zilnică, solduri, diferențe de curs, conform formatului legal, export PDF/Excel.
Facturi de încasat și de plată
Secțiune intitulată „Facturi de încasat și de plată”Smartis centralizează toate creanțele și datoriile companiei într-o singură interfață, prin modulele dedicate Clienți de încasat și Furnizori de plată. Sistemul preia automat datele din modulele de Vânzări și Achiziții, afișând partenerul, numărul facturii, valoarea, valuta, termenul de plată și statusul (neîncasată, parțial încasată, achitată).
- Filtrare a facturilor pe perioade, clienți, furnizori sau centre de cost.
- Rapoarte privind soldurile curente, facturile restante și cele care urmează să ajungă la scadență.
- Alerte automate pentru termenele depășite sau apropiate.
- Integrare directă cu Trezoreria — plățile și încasările se corelează automat cu documentele aferente.
Aceleași date sunt disponibile și în SmartisWeb, cu indicatori (KPI), vechimea soldului (aging) și top parteneri (Pareto 80%):
Avansuri plătite și primite
Secțiune intitulată „Avansuri plătite și primite”Smartis ține evidența avansurilor plătite și primite de la clienți, legate de factură. Astfel știi în orice moment ce facturi sunt plătite în avans și ce facturi sunt încasate în avans — nu doar soldul global din fișa contului. Avansurile se decontează automat la facturare, păstrând trasabilitatea pe fiecare partener și document.
Ordine de plată și de încasare
Secțiune intitulată „Ordine de plată și de încasare”Modulul dedicat de Ordine de Plată și de Încasare permite generarea automată a documentelor pe baza facturilor scadente și a altor obligații financiare. Utilizatorul selectează plățile către furnizori sau încasările de la clienți, iar sistemul completează automat toate datele necesare: beneficiar, IBAN, sumă, explicație și referință.
- Generare individuală sau din dosarul de facturi de plată, prin selecția facturilor pentru care se efectuează plățile/încasările.
- Istoricul tuturor documentelor emise, cu corelare automată la facturile și documentele aferente — trasabilitate completă.
- Integrare facilă cu sistemele bancare pentru procesare rapidă.
Beneficii: gestionare centralizată a plăților și încasărilor, reducerea timpului de operare prin generare și completare automată, integrare cu sistemele bancare.
Borderouri de plăți și aprobări
Secțiune intitulată „Borderouri de plăți și aprobări”Pe baza ordinelor de plată se pot constitui borderouri de plăți, grupând plățile pentru procesare. Pentru fiecare borderou se pot solicita aprobări prin platforma web.smartis.ro, cu mai mulți aprobatori.
- La aprobare sau respingere, inițiatorul este notificat automat pe email.
- Statusurile aprobărilor se actualizează automat în Smartis, astfel încât plata să poată continua doar după validare.
- Trasabilitate completă: cine a aprobat/respins, când și cu ce observații.
Casă și bancă
Secțiune intitulată „Casă și bancă”Smartis acoperă complet operațiunile de Casă și Bancă, permițând înregistrarea și urmărirea tuturor tranzacțiilor în numerar și prin conturi bancare. În casa de numerar, sistemul administrează încasările și plățile în lei sau valută, cu generarea automată a chitanțelor și a registrului de casă/bancă, respectând cerințele legale.
- Evidență centralizată și în timp real a tuturor operațiunilor de numerar și bancare.
- Importuri automate și legătură directă cu documentele justificative.
- Conformitate cu cerințele fiscale și integrare automată în contabilitate.
Efecte și compensări
Secțiune intitulată „Efecte și compensări”Biletele la ordin, cambiile și cecurile sunt urmărite pe stadii, de la emitere până la decontare, inclusiv girările către terți. Compensările între creanțe și datorii cu același partener se gestionează cu documentele justificative aferente, reducând rulajul de numerar. Sistemul acoperă și încasările pe bază de borderouri de la curieri (ramburs), cu corelarea automată a sumelor încasate la facturile aferente.
Garanții contractuale
Secțiune intitulată „Garanții contractuale”Pentru contractele de vânzare, Smartis permite înregistrarea, monitorizarea și gestionarea tuturor garanțiilor acordate clienților. Sistemul stochează informații detaliate despre tipul garanției, perioada de valabilitate, produsele sau serviciile acoperite, condițiile de aplicare și documentele asociate.
- Alerte pe email pentru garanțiile care urmează să expire.
- Urmărirea intervențiilor efectuate în perioada de garanție.
- Evidență completă și trasabilitate pe fiecare client și produs.
- Integrare cu modulul de Vânzări — garanțiile se asociază automat cu facturile și livrările corespunzătoare.
Linii de credit și leasing
Secțiune intitulată „Linii de credit și leasing”Modulul gestionează liniile de credit și contractele de leasing, înregistrând toate detaliile relevante: instituția finanțatoare, suma aprobată, perioada de derulare, dobânda, graficul de rambursare, garanțiile constituite și documentele asociate.
- Monitorizarea soldurilor curente, a tranșelor scadente și a plăților efectuate.
- Alerte pentru termenele de plată.
- Rapoarte privind gradul de utilizare a liniilor de credit.
Registru de casă și de bancă
Secțiune intitulată „Registru de casă și de bancă”Smartis generează automat Registrul de Casă și Registrul de Bancă pe baza tuturor operațiunilor financiare înregistrate în sistem.
- În Registrul de Casă sunt evidențiate cronologic toate încasările și plățile în numerar, cu soldurile zilnice, diferențele de curs valutar (unde e cazul) și documentele justificative (chitanțe, dispoziții de plată/încasare).
- În Registrul de Bancă sunt centralizate toate operațiunile din conturile bancare — ordine de plată, încasări prin transfer, comisioane, schimburi valutare — corelate automat cu documentele contabile și cu extrasele de cont importate. Extrasele se pot importa în format MT940, .xlsx și JSON.
- Ambele registre respectă formatul și cerințele legale și pot fi exportate în PDF, Excel sau alte formate acceptate de instituțiile de control.
Flux tipic
Secțiune intitulată „Flux tipic”Încasări (vânzări): generare factură de vânzări → scadențar → ordin de încasare / borderou curier → operațiune casă/bancă → reconciliere extras → notă contabilă automată.
Plăți (achiziții): factură de achiziție → scadențar → ordin de plată → borderou de plăți → aprobare prin web.smartis.ro → operațiune casă/bancă → reconciliere extras → notă contabilă automată.
Beneficii
Secțiune intitulată „Beneficii”- Gestionare centralizată a tuturor plăților și încasărilor, cu alerte pentru scadențe și restanțe.
- Reducerea timpului de operare prin generare și completare automată.
- Evidență în timp real a lichidităților și integrare automată în contabilitate.
Vezi tutorialele video sau contactează-ne pentru ajutor.