Vanzari
Fereastra adauga vanzari
Cuprinde, in partea de sus: nr doc (poate fi scris manual, sau daca au fost generate serii, i se atribuie seria corespunzatoare), data, termenul de plata, scadenta, cursul valutar (care este preluat automat daca este vorba de o zi in care s-a introdus deja cursul valutar).
Butonul date privind expeditia – o mica fereastra de dialog va permite completarea informatiilor: numele delegatului, seria si nr de buletin, mijlocul de transport, nr. (mijlocului de transport).
Butonul date privind destinatia – o mica fereastra de dialog va permite completarea informatiilor: cumparator, nr. de inmatriculare, cod fiscal, sediul, localitatea, contul, banca (ele se completeaza automat, dupa alegerea clientului din baza de date, verificand, in cazul in care clientul are mai multe sedii, adresa corecta pentru livrare).
Clientul pentru care se vinde este ales din dosarul de parteneri, contul corespunzator (pentru validarea notei contabile) fiind ales din planul de conturi, in campul urmator. Contul client nu trebuie introdus neaparat de catre departamentul comercial, completarea lui intrand in resposabilitatea contabilitatii. Daca se alege un client din dosar parteneri, datele privind destinatia vor fi automat completate cu informatiile corespunzatoare acelui client (cu posibilitatea de modificare, pentru particularizare pe factura).
De asemenea, pentru validarea unei note contabile, produsul supus vanzarii trebuie sa aiba si preturile initiale (pentru a se putea face si descarcarea de gestiune, nu pot fi vandute daca nu au fost contate in stoc), nu doar preturile de vanzare.
In continuare, se poate alege din dosarul de contracte vanzari numarul contractului respectiv, pentru a se face o relationare exacta cu partea contractuala (din fereastra dosar contracte vanzari – se va alege pozitia care face obiectul vanzarii respective).
Partea de vanzari este impartita in 2 categorii: 1. Vanzare produse din stoc si 2. Servicii facturate/produse facturate in avans.
Daca este vorba de o vanzare de produse din stoc:
Se va specifica gestiunea si depozitul din care se face vanzarea – campul gestiune/depozit – care va face trimitere la dosar gestiune/depozit/terti.
Din butonul adauga se va face trimitere catre stocul gestiunii selectate (stocul lui ciprian in imagine) de unde se va putea alege produsul (sau produsele) supus(e) vanzarii. Din fereastra stocurior se aleg pozitiile dorite, se valideaza si din fereastra nou aparuta se vor introduce in coloana din dreapta a tabelului exact cantitatile care se doresc a fi livrate (vandute).
Din momentul validarii, acele produse se vor regasi in fereastra de vanzari, in partea tabelara, urmand a se completa preturile (in valuta, de vanzare fara tva, de vanzare cu tva), valoare fara tva, valoarea tva, valoare cu tva, locatia si observatii (in format text pot fi adaugate informatii precum modalitatea de plata, garantie pe lucrare, referinta la contract etc). Tabelul contine formulele pentru calcularea automata a valorilor, cu si fara tva, usurand munca operatorului.
Si in fereastra de vanzari exista optiunea de validare contabila, prin aplicarea bifarii (“da”), care revine ca responsabilitate departamentului contabil (va verifica gesiunile contabile, preturile si contul client). Salvarea documentului se poate face insa si fara a bifa validarea contabila.
Daca este vorba despre o stornare, se vor completa campurile cantitate (cu minus) si cod bare/lot si in mod automat, in tabel sumele vor aparea cu “–“.
Bifarea “taxare inversa” pentru o anumita vanzare va duce la aparitia in formatul printabil al facturii, in dreptul rubricii de TVA si “taxare inversa”, fiind vorba de TVA = 0. (se va vedea si la operatii contabile ca nu exista TVA)
Daca e vorba despre servicii facturate/produse facturate in avans:
Click adauga, apoi din campul destinat denumirii serviciului/produsului se alege (trimitere la nomenclator prestari servicii) serviciul/produsul dorit, pentru care se vor completa informatiile legate de um, cantitate, pret unitar, valoare fara tva, valoare tva, descriere. Daca se doreste validarea contabila, se va introduce contul corespondent (ex: 704 venituri din servicii prestate) si se poate vedea si operatia contabila pentru vanzarea respectiva.
Aceasta varianta de vanzare nu afecteaza stocul, fiind normal ca o firma sa poata factura produse in avans (sau serviciile facturate).
Pagina Justifica incasarea se refera la acele situatii in care a fost primit un BO si se doreste inchiderea prin realizarea facturii corespunzatoare, care sa sustina acea plata. Se face astfel legatura intre incasarea realizata si factura ce urmeaza a fi emisa. (daca este vorba de un client caruia i s-a solicitat plata inainte, el efectueaza plata, apoi corespunzator, in aceasta pagina se va justifica OP-ul introdus de la el prin factura care va fi emisa de firma).
Pagina de Observatii document – poate sa cuprinda in format text, orice informatii ajutatoare legate de vanzarea respectiva. (ex: achitat cu BO)
Discountul poate fi aplicat, fie din campul special din josul paginii, fie introdus ca serviciu, ca intrare separata, in coloana destinata denumirii produsului/serviciului.
Incarca dispozitii de livrare – daca au fost deja realizate in partea de dispozitii, se poate activa butonul, permitand accesul in dosarul dispozitiilor de livrare. Se incarca dispozitiile dorite, se valideaza alegerea, si automat vor aparea in pagina de vanzari; in acelasi timp, ele vor disparea din dosarul dispozitiilor de vanzare. (cand se realizeaza o incarcare cu dispozitie de livrare, nu mai este necesara introducerea gestiunii in pagina de vanzari). Se pot vedea exact dispozitiile incarcate cu ajutorul butonului special (dispozitii incarcate).
Dosar vanzari
Pagina cuprinde toate facturile emise in anul curent, afisate tabelat, cuprinzand informatii: nr. doc, data, anul, luna, clientul, data scadenta, cursul valutar, valoare fara tva, valoare tva, valoarea cu tva, discount, nr, contract, bifa pentru taxare inversa (daca este cazul), operat (bifarare realizata de contabilitate), operator, data si ora operarii.
(Tips: Din capul tabelului, se pot selecta una sau mai multe luni de afisare, unul sau mai multi clienti samd.)
Se poate selecta o factura si din butonul din dreapta jos (Tipareste factura) - se vizualizeaza factura in format printabil.
Partea de jos cuprinde sub forma de tabel, explicatii pentru facturile din dosar. Sunt astfel mai multe pagini:
Butonul tipareste serii – pentru factura selectata, se pot vedea exact pentru fiecare produs vandut care sunt seriile corespondente, lucru care poate ajuta in diferse situatii, de la o evidenta cat mai buna in gestiune, pana la trasabilitatea lui in caz de service sau probleme in utilizare. Bifarea “tipareste curs euro” preia cursul introdus la curs valuta si il adauga pe factura.
Pentru produsele care inca nu au aplicate serii, ele se pot aplica din aceasta fereastra, daca este vorba despre o factura care nu s-a emis pe baza unei dispozitii de livrare.
Pozitii fara portofoliu in comercial – situatia in care se vand materiale, fara a fi inregistrate imediat in comercial; este vorba mai ales de utilizatorii mici, unde se face vanzarea rapida de pe stoc, fara a se mai trece prin comercial. Aceste pozitii (facturate) pot fi adauga ulterior in portofoliu comercial, daca articolele respective au corespondenta pentru comercial (a se vedea in dosar articole, asociere articol portofoliu comenzi de la clienti). Cele care au aceste corespondente vor fi adaugate din tabel cu click dreapta – adauga in portofoliu de clienti. Astfel, se va adauga si aceasta vanzare la total portofoliu.
Practic, aceasta pagina ajuta pe cei de la comercial sa introduca in portofoliul realizat acele produse care s-au vandut ocazional de catre clienti mai mici. Daca sunt produse care nu intereseaza la portofoliu, dar care inca nu au acea asociere cu partea de comercial, trebuie realizata aceasta asociere plecand chiar de la articol, din meniul nomenclatoare. (sunt si produse vandute care nu intereseaza din punctul de vedere al portofoliului, cum ar fi deseurile, care nu vor avea aceasta asociere in comercial).
Butonul pentru Centralizator pozitii servicii face trimitere la un dosar care cuprinde toate serviciile facturate, cu posibilitati de vizualizare particularizate in functide preferintele utilizatorului.
Butonul pentru Centralizator pozitii face trimitere la un dosar care cuprinde toate produsele facturate, din stoc. Aici se poate vedea mai bine, in coloane, denumirea articolului (asa cum este ea stabilita de productie) si varianta tiparibil pe factura (asa cum este el vandut de comercial). Exista si pagina “pozitii facturate inchise pentru comenzi” – face referire directa la comercial si comenzile preluate de acolo, respectandu-se toate datele de identificare pentru comanda respectiva. (se precizeaza pretul din comanda si pretul facturat, cantitatea din comanda si cantitatea facturata samd). Aici se vor regasi si pozitiile fara portofoliu in comercial care in observatii vor avea specificarea “adaugat din vanzari” (daca s-a facut o vanzare pentru un produs care intereseaza la portofoliu, suma respectiva se va regasi in aceasta modalitatea in totalul vanzarilor realizate de firma).
Butonul Operatii contabile va permite, daca facturile au fost operate, vizualizarea operatiunilor pe o anumite factura.
Din fereastra principala vanzari se poate merge direct la centralizatorul pozitii servicii si la centralizatorul pozitii, fara a mai fi nevoie sa se deschida intai “dosarele”.
Nomenclatoare